Control

Het is van belang dat de leiding van een bedrijf ‘in control’ is. Dat wil zeggen dat de directie de ontwikkeling van het bedrijf beheerst, goed in de hand heeft. Maar hoe doe je dat eigenlijk?

De oplossing hiervoor is planmatig werken.
Dat wil zeggen dat u vooraf nadenkt over waar u met uw bedrijf naar toe wilt en dat daarvan afgeleid een aantal concrete doelstellingen worden geformuleerd die binnen een bepaalde tijd moeten worden gerealiseerd. Het is daarbij verstandig deze zaken in een bedrijfsplan vast te leggen.

Om te zorgen dat uw bedrijf de afgesproken doelen ook echt realiseert, moet regelmatig worden bepaald of de benodigde voortgang wordt geboekt. Dit kan alleen als vooraf duidelijk is welke prestaties van belang zijn voor het halen van de gestelde doelen, de zogenaamde prestatie-indicatoren. Bovendien moet worden bepaald met welke frequentie deze indicatoren worden gemeten en hoe en wie daarover krijgt gerapporteerd. Bij gesignaleerde afwijkingen van de prestatie-indicatoren kunt u tijdig bijsturen. Dat is van wezenlijk belang om alsnog de vastgestelde doelen te realiseren.

Door op deze manier te werken, voorkomt u dat zaken ‘u overkomen’. U denkt vooraf na over activiteiten en doelstellingen die passen in uw visie. Daarbij kunt u ook alternatieven overwegen en vooraf de prioriteiten bepalen. Door dit vooraf te doen, kunt u in alle rust en met een zekere afstand de juiste afwegingen en keuzes maken. In het planningsproces ondersteunen wij u graag met de daartoe geëigende instrumenten als sterkte/zwakte-analyse, budgettering, gevoeligheidsanalyse, enzovoort.

Deze manier van planmatig werken geeft binnen alle geledingen van uw organisatie duidelijkheid over de te volgen koers. Dat zorgt voor draagvlak, eenheid en betrokkenheid binnen uw bedrijf, wat natuurlijk ook bijdraagt aan de werksfeer en de uiteindelijke resultaten!

Door steeds weer tijdig vast te stellen of de onderneming op koers ligt, is tijdige bijsturing mogelijk. Zo realiseert u stap voor stap de vooraf bepaalde doelstellingen.

Planmatig werken vraagt om een regelmatig (meestal jaarlijks) vastgesteld bedrijfsplan. Het jaarlijks nadenken over de zaken en het opstellen van een plan dwingt u om vooraf na te denken over de bedrijfsdoelen voor dat jaar en uw energie daarop te richten. Met de vaststelling van het plan zijn de prioriteiten en de benodigde resources voor het komende jaar bepaald.

Het bedrijfsplan bevat ook een begroting. In die begroting zijn uw plannen vertaald naar de financiële consequenties. De begroting heeft in ieder geval betrekking op het komende jaar, maar kan ook verder naar voren kijken (meerjarenbegroting). Dat is vooral van belang als uw bedrijf te maken heeft met langlopende opdrachten, grote investeringen die over meerdere jaren worden afgeschreven, en dergelijke. Om gedurende het jaar tijdig te kunnen bijsturen kan de begroting voor het komende jaar verder worden verfijnd naar kwartaal- of maandbegrotingen. Dit hoeft overigens niet de hele begroting te betreffen, maar kan ook een aantal belangrijke stuurindicatoren omvatten, zoals de omzet en de grootste kostensoorten.

Op basis van de begroting kan ook een liquiditeitsplanning of –begroting worden opgesteld, waarbij op kwartaal- of maandbasis de liquiditeitspositie van uw bedrijf wordt begroot. Zo kunt u vooraf bepalen of u in het komende jaar (gegeven de plannen) wordt geconfronteerd met liquiditeitskrapte of een overschot aan liquiditeiten. Zeker in het geval dat u een liquiditeitskrapte verwacht, is het goed daarop te anticiperen en tijdig eventuele kredietmogelijkheden te overwegen. Voor een te verwachten liquiditeitsoverschot moet u de beschikbare beleggingsmogelijkheden overwegen.
Door maandelijks of per kwartaal de actuele liquiditeitspositie te spiegelen aan de opgestelde begroting kunt u altijd tijdig bijsturen en voorkomt u onverwachte liquiditeitsproblemen. Een geruststellende gedachte die u de ruimte geeft uw aandacht op uw business te richten.

Mocht uit de liquiditeitsbegroting blijken dat u het komend jaar krediet nodig heeft of overtollige middelen moet beleggen dan is het verstandig om daarbij niet alleen op het advies van uw bank af te gaan, maar hiervoor ook onafhankelijk advies in te winnen. Uiteraard kunt u hiervoor bij ons terecht!